Privacybeleid

We nemen de privacy van persoonsgegevens serieus en gaan zorgvuldig om met je persoonlijke gegevens.

Het privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de daarop ontsloten dienstverlening van Sofie Keppens. Lees deze Privacyverklaring aldus aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt. Wanneer je gebruik maakt van deze site ga je akkoord met het privacy- en cookiebeleid van Sofie Keppens.

Wij verwerken uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden. We respecteren hierbij uw privacy en uw rechten om uw persoonsgegevens te controleren.

Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met Sofie Keppens.

Bedrijfsgegevens

Welke gegevens worden verzameld via de website?

We verwerken gegevens die u ons vrijwillig verstrekt bij het vragen van informatie, het maken van een afspraak in de praktijk, het inschrijven voor de nieuwsbrief, het deelnemen aan een gratis workshop, cursus of training, het versturen van een aanvraag, de inschrijving voor een workshop, online programma of training, het verrichten van een aankoop, het aanvragen van een factuur of elke andere samenwerking die we aangaan. Meer bepaald kan het dan gaan om uw naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, adresgegevens, geboortedatum en informatie ivm. facturatiegegevens.

Daarnaast verzamelen we ook automatisch gegevens over het gebruik, toegang of interactie met een van onze websites door middel van cookies (Google Analytics) en vergelijkbare technologie. Deze gegevens worden evenwel niet aan de gebruikersdatabank gekoppeld.

Tenslotte kunnen we informatie over u ontvangen van andere bronnen, ook derden, zoals partners met wie we gezamenlijk diensten aanbieden of marketingactiviteiten uitvoeren. We kunnen ook informatie over u ontvangen van social media platforms, bijvoorbeeld wanneer u op die platforms met ons communiceert. We beschermen gegevens die wij van derden krijgen op dezelfde manier als die die in deze Privacyverklaring wordt beschreven.

Met welk doel gebruiken we deze gegevens?

Algemeen doel van de verwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt.

• Je naam en adres worden gebruikt voor het verzenden van een bestelling.
• Ook gebruiken we je naam en e-mailadres wanneer je een digitaal product hebt aangevraagd, zoals een e-course of e-book.
• Dienst na verkoop wordt doorgaans geregeld via e-mail. Het is niet verplicht je telefoonnummer in te vullen, communicatie kan dus ook altijd via e-mail verlopen.
• Je e-mailadres wordt gebruikt om je een bevestiging en factuur te sturen na het plaatsen van een bestelling of een inschrijving.
• Bij reservatie van een afspraak in de praktijk, zal je tevens een bevestiging krijgen via e-mail.
• Ook zullen de bezorgdiensten BPost of Mondial Relay uit naam van Sofie Keppens een track & trace code sturen wanneer het pakket wordt verzonden.

Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om – anders dan op uw verzoek – op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting. Daarnaast willen we de nodige beveiliging & veiligheid bieden en kunnen de gegevens ook gebruikt worden in het kader van het beslechten van geschillen. Tenslotte zullen we de gegevens gebruiken om u te (kunnen) informeren en contacteren omtrent marketing en commerciële nieuwsbrieven, mits u daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven.

Automatisch verzamelde gegevens

Gegevens die automatisch worden verzameld door onze website worden verwerkt met het doel onze dienstverlening verder te verbeteren. Deze gegevens (bijvoorbeeld uw IP-adres, webbrowser en besturingssysteem) zijn geen persoonsgegevens.

Gegevensverwerking op deze website

Wij hebben passende technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen. Deze maatregelen, waaronder versleuteling middels een SSL-certificaat, zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken. Hieronder kan u lezen op welke wijze wij uw gegevens verwerken, waar wij deze (laten) opslaan, welke beveiligingstechnieken wij gebruiken en voor wie de gegevens inzichtelijk zijn.

Webwinkelsoftware WooCommerce

Onze webwinkel is ontwikkeld met software van WooCommerce, wij hebben voor onze webhosting gekozen voor Alfahosting. Persoonsgegevens die u ten behoeve van onze dienstverlening aan ons beschikbaar stelt, worden met deze partij gedeeld. Alfahosting heeft toegang tot uw gegevens om ons (technische) ondersteuning te bieden, zij zullen uw gegevens nooit gebruiken voor een ander doel. Alfahosting is op basis van de overeenkomst die wij met hen hebben gesloten verplicht om passende beveiligingsmaatregelen te nemen. Deze beveiligingsmaatregelen bestaan uit de toepassing van SSL-encryptie en een sterk wachtwoordbeleid. Er worden regelmatig back-ups gemaakt om verlies van data te voorkomen. » meer info

Webhosting Alfahosting

Wij nemen webhosting diensten af van Alfahosting. Alfahosting verwerkt persoonsgegevens namens ons en gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. Alfahosting heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Alfahosting is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht.

E-mail en mailinglijsten Mandrill (MailChimp)

Onze website maakt gebruik van MailChimp, een derde partij die het e-mailverkeer afkomstig van onze website en het verzenden van eventuele nieuwsbrieven afhandelt. Alle bevestigingsmails die u ontvangt van onze website en webformulieren worden verzonden via de servers van MailChimp. MailChimp zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via onze website is verzonden ziet u de ‘unsubscribe’ link. Als u hier op klikt zal u geen e-mail meer van onze website ontvangen. Uw persoonsgegevens worden door beveiligd opgeslagen op onze eigen server (via Alfahosting). We maken gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. » meer info

E-mail en agenda Office365

Wij maken voor ons reguliere zakelijke e-mailverkeer gebruik van de diensten van Office365. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies en corruptie van uw en onze gegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Office365 heeft geen toegang tot ons postvak en wij behandelen al ons e-mailverkeer vertrouwelijk. » meer info

Payment processor Mollie

Voor het afhandelen van een (deel van) de betalingen in onze webwinkel maken wij gebruik van het platform van Mollie. Mollie verwerkt uw naam, adres en woonplaatsgegevens en uw betaalgegevens zoals uw bankrekening- of creditcardnummer. Mollie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. Mollie behoudt zich het recht voor uw gegevens te gebruiken om de dienstverlening verder te verbeteren en in het kader daarvan (geanonimiseerde) gegevens met derden te delen. Alle hierboven genoemde waarborgen met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens zijn eveneens van toepassing op de onderdelen van Mollie’s dienstverlening waarvoor zij derden inschakelen. Mollie bewaart uw gegevens niet langer dan op grond van de wettelijke termijnen is toegestaan. » meer info

Verzenden en logistiek BPost

Als u een bestelling bij ons plaatst is het onze taak om uw pakket bij u te laten bezorgen. Wij maken gebruik van de diensten van BPost voor het uitvoeren van de leveringen. Het is daarvoor noodzakelijk dat wij uw naam, adres en woonplaatsgegevens met BPost delen. BPost gebruikt deze gegevens alleen ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst. In het geval dat BPost onderaannemers inschakelt, stelt BPost uw gegevens ook aan deze partijen ter beschikking. » meer info

Afspraken reserveren Acuity

Bij het reserveren van een afspraak in de praktijk of voor online coaching, wordt gebruik gemaakt van de online softwaretool Acuity, dat deel uitmaakt van Squarespace. De gegevens die u invult op het reservatieformulier worden verwerkt door Acuity. Squarespace gaat op de correcte manier om met uw gegevens en gebruiken deze informatie nooit om te delen met derden of om u te contacteren met commerciële voorstellen. » meer info

Zoom

Online coaching, zowel 1-op-1 als in groep, gaat door via de betalende versie van de app of het programma Zoom. » meer info

Sociale Media

Als je een bericht post op de Facebook of Instagram pagina of in de Facebook groep, is het belangrijk dat je hun privacy verklaringen raadpleegt.
» meer info Facebook
» meer info Instagram

Cookies

Cookies zijn kleine bestandjes die met de website worden meegestuurd en door jouw browser worden opgeslagen op het apparaat waarmee je de website bezoekt, bijvoorbeeld je computer of telefoon. Wanneer je de website later weer bezoekt kan de informatie die is opgeslagen in de cookie worden meegestuurd. De cookies zorgen ervoor dat de website zo goed mogelijk werkt en dat advertenties worden afgestemd op jouw voorkeuren.

Je kan cookies uitschakelen en/of verwijderen via jouw browserinstellingen. Je kan cookies van derden automatisch uitschakelen, in je browserinstellingen aangeven dat je niet getrackt wil worden, en cookies altijd verwijderen uit je browser en blokkeren per domein.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren.

Cookies van derde partijen

In het geval dat softwareoplossingen van derde partijen gebruik maken van cookies is dit vermeld in deze privacyverklaring.

Bewaartermijn klantgegevens

Wij bewaren uw gegevens zolang u cliënt van ons bent. Dit betekent dat wij uw klantprofiel bewaren totdat u aangeeft dat u niet langer van onze diensten gebruik wenst te maken. Als u dit bij ons aangeeft zullen wij dit tevens opvatten als een vergeetverzoek. Op grond van toepasselijke administratieve, wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen dienen wij facturen met uw (persoons)gegevens te bewaren, deze gegevens zullen wij dus voor zolang de toepasselijke termijn loopt bewaren. Medewerkers hebben echter geen toegang meer tot uw cliëntprofiel en documenten die wij naar aanleiding van uw opdracht hebben vervaardigd.

Gegevensverwerking praktijk

Als psycholoog houd ik me strikt aan de deontologische code voor psychologen en het beroepsgeheim. In geen enkele situatie zal ik uw gegevens overmaken aan derden. U mag er op rekenen dat ik nooit zonder uw toestemming in overleg zal gaan met mensen uit uw persoonlijke entourage of professionelen uit andere beroepsgroepen, zoals huisartsen, kinesitherapeuten, collega psychologen of psychotherapeuten. Dit wordt steeds in onderling overleg besproken en gaat enkel door als zowel de cliënt als de psycholoog dit overleg als zinvol aanzien. Ik verbind mij ertoe nooit gegevens door te geven tenzij de wet of deontologische code mij hiertoe verplicht.

Het (medisch) patiëntendossier

Het dossier omvat alle persoonsgegevens: naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres. Daarnaast wordt de datum van aanmelding en de aanmeldingsvraag vermeld. Er is tevens een overzicht van de sessies. Het dossier staat enkel lokaal op een laptop. Zowel de laptop als het dossier zelf zijn beveiligd met een wachtwoord. Er bestaat een kopie op een beveiligde back-up server, om de dienstverlening te kunnen blijven waarborgen bij verlies.

Persoonlijke nota’s

De gegevens die als persoonlijke nota’s neergeschreven worden (digitaal of op papier) zijn notities van de therapeut en maken geen deel uit van het patiëntendossier en kunnen bijgevolg niet ingekeken of gewijzigd worden. Dit omvat alle persoonlijke informatie die in de relatie tussen de psycholoog en de cliënt wordt besproken.

Andere gegevens

Reserveren gebeurt via Acuity en er deze gegevens worden tevens doorgegeven via Office365. Zie hoger voor een uiteenzetting over de manier waarop deze diensten de privacy garanderen. Alle e-mails die ik ontvang, zijn tevens digitaal in mijn bezit en kunnen worden toegevoegd aan het dossier of aan de persoonlijke nota’s. Gegevens die aan de boekhouder worden overgemaakt, zijn altijd geanonimiseerd.

Bewaringstermijn en vernietiging van gegevens

De wettelijke bewaringstermijn voor het patiëntendossier is 30 jaar, gezien patiëntendossiers vallen onder medische gegevens. De bewaartermijn is 7 jaar voor boekhoudkundige verantwoordingsstukken (rekeninguittreksels waarin uw naam kan voorkomen indien u een overschrijving deed). Documenten met gevoelige data die toch vernietigd dienen te worden, worden versnipperd of verbrand.

Inzage en wijziging

Gegevens kunnen ingekeken en gewijzigd worden door eenvoudige aanvraag tijdens een gesprek in de praktijk. U kan afspreken per telefoon of per email om de gegevens te komen inkijken of corrigeren. Omwille van privacy-redenen worden de gegevens niet gemaild of per telefoon doorgegeven, de identiteitscontrole is via die media niet sluitend.

Uw rechten

Als betrokkene heeft u te allen tijde recht op inzage van de door ons verwerkte persoonsgegevens en kan u ze laten verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, de gegevens te laten overdragen, de verwerking ervan laten beperken of ze laten verwijderen. Wij gebruiken geen gegevens die uitsluitend op geautomatiseerde wijze werden verwerkt (zoals profilering). Aangezien de verwerking van de persoonsgegevens mede plaatsvindt op basis van artikel 6.1.a (toestemming), heeft u bovendien steeds het recht om de gegeven toestemming terug in te trekken. Hou er evenwel rekening mee dat u niet langer relevante informatie zal ontvangen indien u geen toestemming geeft om bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Deze bovengenoemde rechten kan u uitoefenen, door ons te informeren per e-mail aan sofie@nieuwe-adem.be. Vragen of klachten kunnen ook via e-mail worden gemeld. Een officiële klacht kan u indienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.

Wijzigingen in het privacybeleid

De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 17/04/2020, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Wij behouden te allen tijde het recht ons privacybeleid te wijzigen. Op deze pagina vindt u echter altijd de meest recente versie. Als het nieuwe privacybeleid gevolgen heeft voor de wijze waarop wij reeds verzamelde gegevens met betrekking tot u verwerken, dan brengen wij u daarvan per e-mail op de hoogte.